Privacy verklaring

Privacyverklaring het Brillenkabinet

1. Privacyverklaring Het BrillenKabinet

Via de diverse diensten van Het BrillenKabinet worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. Het BrillenKabinet acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

• Het BrillenKabinet duidelijk vermeldt met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doet Het BrillenKabinet via deze privacyverklaring.
  •  Het BrillenKabinet de verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
  • Het BrillenKabinet u eerst vraagt om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
  • Het BrillenKabinet passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
  • Het BrillenKabinet uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw schriftelijke aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Het BrillenKabinet is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.

Gebruik van persoonsgegevens
Bij het gebruiken van onze service verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:
• Naam, adres woonplaats
• E-mail adres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Geslacht
• Oogmeetgegevens
• Handtekening

Registreren
Bij aanschaf van een montuur en of glazen onderwerpt u zich aan ons privacybeleid. Wilt u in de persoonsregistratie gegevens aanpassen/toevoegen of verwijderen dan dient u dit aan te geven bij de koopovereenkomst.

Wij zullen uw gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze service kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

Afhandelen bestelling
Wanneer u bij ons een dienst of een product afneemt, maken wij voor de afhandeling daarvan gebruik van uw persoonsgegevens. Indien dat nodig is voor een goede afhandeling kunnen wij uw persoonsgegevens ook aan derden verstrekken. Meer daarover leest u verderop in deze privacyverklaring.

Reclame
Wij kunnen u, naast de informatie op onze website, ook op de hoogte brengen van onze nieuwe producten en diensten:
• per post
• per e-mail
• via social media

Contactformulier en nieuwsbrief
Wij bieden via onze website de mogelijkheid om vragen te stellen of een afspraak te maken middels een contactformulier, waarbij u gevraagd wordt diverse gegevens in te vullen. U kiest zelf welke gegevens u daarbij verstrekt en enkele gegevens zijn verplicht bij het maken van een afspraak. De gegevens die u ons toestuurt, worden bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze producten en/of diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Uw e-mailadres wordt slechts met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees.

Advertenties
Onze website en nieuwsbrieven vertonen generieke advertenties van producten en diensten die wij verkopen, waarbij geen persoonsgegevens worden verzameld.

Verstrekking aan derden
Wij kunnen uw gegevens doorgeven aan onze partners (alleen uw naam en oogmeetgegevens). Deze partners zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij moet u denken aan:
– Glasleveranciers
– Leveranciers van monturen

Wij werken met een optiek programma OS Optiek. Dit is een programma waar veel opticiens mee werken. Hierin voeren wij digitaal alle klantgegevens in om u vervolgens volgende keer beter van dienst te zijn en bestellingen vanuit OS Optiek te plaatsen.

Wij vragen bij de verkoop om toestemming om uw gegevens op te schrijven en digitaal op te slaan in dit programma.

Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord
• De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert

Bewaartermijnen
De hierboven beschreven persoonsgegevens worden bewaard voor zo lang als nodig om uw bestellingen af te handelen, inclusief garantie. Het is van belang voor uw gezondheid en voor een goed advies om uw gegevens langere tijd te bewaren. De gegevens worden alleen op uw verzoek gewist, en als er wordt aangegeven dat de gegevens moeten worden doorgegeven aan een andere opticien (altijd schriftelijk op uw verzoek).

Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze service zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigen van uw gegevens
Voor vragen over ons privacy beleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

U kunt ons ook een verzoek toesturen om deze gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Ook kunt u een verzoek indienen om een gegevensexport op te vragen voor gegevens die wij met uw toestemming gebruiken, of gemotiveerd aangeven dat u de verwerking van persoonsgegevens door ons wil laten beperken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Het BrillenKabinet

Poolsterstraat 54
3067 LX Rotterdam

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 09-11-2018 

 

2. Privacy regelement Het BrillenKabinet

In dit reglement laat Het BrillenKabinet zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de klant en de opticien en staat daarmee hoog op de agenda. Opticiens hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Opticiens zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Dat geldt voor taken op het gebied van registratie van gegevens, anamnese, oogmetingen, advies op het gebied van oogziekten en alle andere services en diensten. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van opticiens. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities
   Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy-rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals biometrische gegevens, medische achtergrond of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Reikwijdte
   Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen die binnen Het BrillenKabinet plaatsvinden.
3. Verantwoordelijke
   De directie van Het BrillenKabinet is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens Het BrillenKabinet worden uitgevoerd.
4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
   De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
  • Bewaren, bijwerken en wijzigen
  • Opvragen, raadplegen, gebruiken
  • Verstrekken door middel van doorzending
  • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
  • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
  • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
• Om een bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat

Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

Het BrillenKabinet zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de opticien alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de Het BrillenKabinet dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid of de protocollen van Het BrillenKabinet en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte
Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
Het BrillenKabinet geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Het BrillenKabinet geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie
   In principe worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt tenzij er nadrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkene is, bijvoorbeeld voor het doorgeven van informatie aan de Huis- en/of oogarts of als wettelijke regelgeving van toepassing is.

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)
Het BrillenKabinet informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan Het BrillenKabinet geeft, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop Het BrillenKabinet met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de opticien persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering
Het BrillenKabinet bewaart de persoonsgegevens zolang de klant van de diensten van Het BrillenKabinet gebruik maakt of zolang aannemelijk is dat de klant gebruik gaat maken van de diensten van Het BrillenKabinet, maar niet langer dan nodig is. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Het BrillenKabinet te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Het BrillenKabinet om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Het BrillenKabinet te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Het BrillenKabinet zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Het BrillenKabinet heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Het BrillenKabinet laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Het BrillenKabinet, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Het BrillenKabinet aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; woonsituatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website naar een bepaalde dienst kijkt, mag Het BrillenKabinet geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Het BrillenKabinet mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Toelichting
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of Het BrillenKabinet gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de klant. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, Het BrillenKabinet gebruik maakt van profilering.

Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je profilering gebruikt.

Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. Na toestemming van de betrokkene.

Optie 1: Profilering
Het BrillenKabinet maakt geen gebruik van profilering.

Inzet van camera’s
Binnen Het BrillenKabinet wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

Toelichting
De enige verplichting voor het gebruik van camera’s is het op duidelijke wijze kenbaar maken wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt. Wettelijk is het niet verplicht om via andere kanalen aan te geven waar Het BrillenKabinet zijn camera’s heeft hangen, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de betrokkenen.

Cameratoezicht
Het BrillenKabinet maakt gebruikt van cameratoezicht. De opticien heeft camera’s in de volgende ruimtes geplaatst.
• Winkel Balie
• Winkel Balie autorefractor
• Winkel Ingang
• Winkel Zonnebrillenhoek

Het is van groot belang om de beveiliging van de camera’s goed in te stellen wanneer de camera’s verbonden zijn met het internet

7. Plichten van Het BrillenKabinet

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Het BrillenKabinet is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Het BrillenKabinet de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Het BrillenKabinet voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt of een verwerking waarbij bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een data-lek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een data-lek heeft plaatsgevonden meldt de opticien dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP (Autoriteit Persoonsgegevens). Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de opticien dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting
Als Het BrillenKabinet een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen bij de opticien en/ of bij de AP. Deze zal via de klachtenregeling van Het BrillenKabinet worden behandeld.

Disclaimer:
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.